Pertanyaan- Pertanyaan Seputar Google Docs Form

Selayan Pandang Tentang Google Docs

Google Docs

           Kalau sebelumnya kita pernah menggunakan Microsoft office untuk membuat dokumen, Google Docs kurang lebih sama dengan Microsoft Office namun lebih sederhana dan membutuhkan fasilitas internet untuk menggunakannya karena Google Docs ini hanya dapat diakses secara online menggunakan koneksi internet. Nah buat yang nggak punya koneksi internet mohon maaf anda kurang beruntung karena tidak dapat menggunakan Google Doc. Terdapat 5 pilihan dokumen yang dapat kita buat, yaitu dokumen text seperti Microsoft Word , Dokumen persentasi seperti Microsoft Powerpoint. Dokumen spreadsheet seperti Microsoft Excel, Membuat gambar seperti menggunakan Paint, Photoshop, CorelDraw dan sebagainya dan yang terakhir membuat form kuesioner online dalam pilihan form. Di dalam Google docs ini sangat cocok untuk mahasiswa, pekerja kantor dan professional yang senang bekerja kelompok, karena ada fitur dari Google Docs yang membuat sebuah dokumen yang dibuat di Google Docs dapat di bagi ke orang-orang pemilik akun Google dengan pilihan aksesibilitas, seperti read only (hanya dapat membaca) atau editable (dapat mengedit dokumen) dengan  memilih can edit pada sharing settings dokumen. Nah, karena fitur yang biasa digunakan dalam kehidupan sehari-hari dokumen-dokumen text dan presentasi, maka kali ini saya coba jabarkan cara-cara menggunakan Google Docs untuk pemula.

• Sebelum masuk ke dalam Google Docs, pastikan sudah memiliki akun universal Google. Apa itu akun universal Google? Jadi sekarang Google sudah mengintegrasikan akun Gmail untuk semua layanan fasilitas Google. Nah, kalau udah punya Gmail, gunakan akun itu untuk semua fasilitas Google.
• Bukan www.docs.google.com atau di pencarian google pada bagian atas halaman klik Document dan masukan akun Google.com pada bagian login.
  

  

  Login Google Docs

• Gambar diatas halaman tampak muka awal Google Docs, di bagian tengah yang paling jumbo sendiri itu nantinya akan diisi oleh dokumen yang kita miliki di Google Docs, yang pernah diedit dengan Google Docs atau dokumen orang lain yang mengundang kita untuk membaca / mengedit dokumen tersebut.
• Untuk memulai kerja kita bisa memilih tombol “create new” atau langsung bekerja dengan membuka file yang sudah ada di kotak jumbo yang berisi daftar koleksi dokumen.

10 (sepuluh)Pertanyaan Seputar Google Docs Form

1. Apa yang dimaksud dengan Google Docs ?

Google Docs adalah layanan penyimpanan berkas atau file di internet secara gratis. Selain itu, file yang diunggah ke internet dapat dibagi dengan siapa saja atau disimpan khusus untuk Anda dan orang-orang terdekat Anda. Sebagaimana dapat diketahui dari namanya, layanan ini salah satu produk Google, perusahaan mesin cari terbesar. 

2. Apa saja fasilitas-fasilitas Google Docs ?

• Fasilitas Upload dokumen

Di Microsoft Office atau atau Open Office, kita biasa mengenal perintah open document namun pada Google Docs ada 2 pilihan untuk membuka dokumen, yang pertama memilih dokumen di halaman awal Google Docs dan mengupload dokumen agar menjadi bagian dari dokumen online di dalam list koleksi Google Docs. Jadi kalau kita mau membuka dokumen di Google Docs caranya cukup mudah, langsung saja klik upload dan buka file yang sudah di upload. kalau ada yang ngundang kita buat ngedit dokumen atau berbagi-pakai dokumen, kita bisa langsung buka dari kolom jumbo yang ada di tengah halaman muka.

• Fasilitas Download dokumen

Sama seperti yang diatas, kita bisa menyimpan dokumen kita di server Google, namun kita juga bisa menyimpang file yang telah kita olah di Google Docs dengan cara memilih opsi file > download as. di download as ini memiliki banyak format penyimpanan dokumen walaupun tidak sekaya program office berbayar. Untuk menyimpan dokumen secara online, kita tidak perlu mengklik save atau semacamnya sebagaimana program Office yang biasa kita gunakan, Google Docs akan menyimpang otomatis semua yang kita kerjakan tanpa harus mengklik suatu perintah khusus.

• Fasilitas Lihat Riwayat Revisi

Lihat Riwayat Revisi Fasilitas ini bener-bener keren, ketika kita salah dalam mengerjakan sesuatu atau kita tidak setuju dengan pekerjaan teman kita yang telah mereka edit, kita dapat kembali ke editan sebelumnya dengan menggunakan Lihat Riwayat Revisi.  Coba deh tombol tersebut. Nanti disebelah kanan kita akan ada pilihan waktu editan dokumen dan coba klik salah satu waktu mundur.

• Fasilitas Bagikan

Kita dapat mengelola aksesibilitas dokumen kita dengan menggunakan Bagikan, umumnya ketika kita membuat dokumen baru dokumen akan terbatas hanya untuk kita saja, kalau kita ingin mendistribusikan file kita ke orang teman atau rekan kerja kita, kita dapat menambahkan alamat email teman kita agar mereka dapat mengakses dokumen ini dengan cara mengklik tulisan Bagikan  disebelah gambar gembok. Masukan nama akun google, alamat email atau groups yang kita inginkan untuk menggunakan dokumen kita, pada bagian kanan kita dapat memilih apakah mereka dapat mengubah dokumen (dapat mengedit) atau hanya dapat membaca (dapat melihat). Pada saat mengundang teman, kita juga dapat memasukan pesan khusus saat mengundang teman kita.

• Fasilitas Ngeprint

Di google docs ini kita juga bisa mengeprint langsung layaknya di microsoft office, kita bisa mengatur halaman dan lain sebagainya.

• Bisa diakses dimana saja!

Nggak perlu lagi bawa flashdisk dan semacamnya, dengan Google Docs ini kamu bisa mengakses dokumen yang kamu buat dimana saja asalkan ada koneksi internet. selain itu Google dengan Google Docs kita nggak perlu repot-repot mengirim dokumen lewat email agar teman kita dapat membaca dokumen yang kita buat, cukup berikan akses kepada mereka lewat sharing settings, lalu mereka dapat membaca dan mendownload dokumen kita tanpa harus membuka email. Canggih kan?

• Fasilitas Chatting

Pada waktu kita membuka google docs bersamaan dengan orang lain yang telah kita bagi-pakaikan maka kita bisa langsung sambil chat bareng di situ, jadi kita bisa diskusikan langsung apa yang kita kerjakan. 

3. Bagaimana cara login ke Google Docs  ?

Cara daftar ke Google Docs sangat mudah. Asal Anda memiliki Google Gmail, maka Anda otomatis punya akun Google Docs. Belum punya Google Gmail? Daftar di sini!

Adapun cara masuk ke Google Docs lebih mudah lagi, sbb:  

1. Kunjungi docs.google.com
2. Login dengan username Gmail Anda.

Apabila sudah login ke email Gmail, maka mengunjungi docs.google.com akan otomatis masuk ke halaman dasbor admin Google Docs.

4. Bagaimana cara Upload/Unggah File ke Google Docs ?

    Cara Upload/Unggah File ke Google Docs :

1. Klik ikon Upload/Unggah (kiri atas di samping tulisan Create/Buat)
2. Klik File/Berkas -> pilih file/berbas di Komputer Anda.
3. Klik Mulai Unggah/Start Uploading. Selesai.

5. Settings/Setelan Permission Google Docs ? 

Anda dapat menyetel / settings status berkas yang diunggah apakah akan dibuka untuk umum atau untuk pribadi saja. Cara menyetelnya lihat panduan di bawah :

• File Khusus/Private (Khusus dan Tertutup)

By default (setelan asal), file yang diunggah akan otomatis bersifat pribadi. Bukan untuk umum. Jadi, kalau memang tidak diperuntukkan untuk umum, maka Anda tidak perlu menyetel apa-apa lagi setelah mengunggah suatu berkas. Namun, kalau file tersebut untuk diketahui umum, silahkan ikuti panduan selanjutnya di bawah.

Apabila Anda berbagi file khusus tersebut pada seseorang, maka*orang tersebut harus (a) mendapat invite dari Anda; dan (b) dia harus masuk/login terlebih dahulu.
 

• File Dapat Dilihat Bagi yang Mengetahui Link (tanpa harus login)

Berkas semi terbuka ini tidak dapat dicari di mesin cari. Akan tetapi dapat dilihat oleh siapa saja yang punya atau mengetahui link ke file tersebut.

1. Klik link file yang sudah di-unggah/upload

2. Klik Berbagi/Share -> klik Change/Ubah

3. Beri tanda tik pada "Siapa saja yang memiliki tautan" atau "Anyone with the link"

4. Klik Save / Simpan.

• File Terbuka Dapat Dilihat dan Dapat di-unduh/Download

Apabila file yang diunggah memang untuk konsumsi publik, maka setelan ini adalah yang terbaik.

1. Klik link file yang sudah di-unggah/upload

2. Klik Berbagi/Share -> klik Change/Ubah

3. Beri tanda tik pada "Publik di Web" atau "Public on the Web"

4. Klik Save / Simpan.

• File Dapat Dilihat tapi Tidak Dapat di-unduh/Download  

1. Klik link file yang sudah di-unggah/upload

2. Klik Berbagi/Share -> klik Change/Ubah

3. Beri tanda tik pada "Publik di Web" atau "Public on the Web"

4. Klik Save / Simpan.

5. Beri tanda tik pada nama file/berkas -> klik More (atas)

6. Klik "Prevent Viewers from Downloading"

                                                            

6. Files yang Dapat Diunggah ke Google Docs ?

Sebelum mengunggah atau mengupload berkas, pastikan files Anda termasuk di antara yang tersebut di bawah. Ada 15 format files yang dapat diunggah ke Google Docs sebagai berikut:

* Microsoft Word (.DOC and .DOCX)
* Microsoft Excel (.XLS and .XLSX)
* Microsoft PowerPoint (.PPT and .PPTX)
* Adobe Portable Document Format (.PDF)
* Apple Pages (.PAGES)
* Adobe Illustrator (.AI)
* Adobe Photoshop (.PSD)
* Tagged Image File Format (.TIFF)
* Autodesk AutoCad (.DXF)
* Scalable Vector Graphics (.SVG)
* PostScript (.EPS, .PS)
* TrueType (.TTF)
* XML Paper Specification (.XPS)
* Archive file types (.ZIP and .RAR)

7. Cara Delete/Menghapus Files Google Docs ?

Apabila ingin menghapus/men-delete berkas yang sudah diunggah, lakukan hal berikut:

1. Beri tanda tik pada file yang akan dihapus.
2. Klik More -> Move to Trash / Pindahkan ke Sampah (paling bawah).

ATAU

1. Beri tanda tik pada file yang akan dihapus.
2. Klik ikon tempat sampah (atas tengah).

8. Cara Membuat Link Download Google Docs  ?

Format asal dari link file Google Docs adalah untuk dilihat. Bukan direct link untuk download. Oleh karena itu, supaya link yang diberikan pada seseorang itu langsung dapat didownload, diperlukan sedikit trik.

1. Copy alamat url berikut:
https://docs.google.com/uc?id=key_of_my_document&export=download&hl=sk
2. Ganti tulisan key_of_my_document dengan alamat url dari Google docs yang berwarna biru.
3. Jadinya seperti ini (warna kuning hasil tambahan): https://docs.google.com/uc?id=0B146mDnuFvkIMmY5YzRiZjYtZDMwNy00NWRhLWE3MTUtOWZjYjE3OTFlYjUy&export=download&hl=sk


9. Merubah Setting/Setelan File  Menjadi  PUBLIC ?

1. Setelah upload/unggah -> kasih tanda tik di sebelah kiri file yg diupload
2. Klik menu 'More" -> share -> klik share
3. Klik Change -> kasih tanda tik pada Public on the Web -> Save
4. Copy link yang ada di bawahnya tulisan "Link to Share". Bentuknya seperti berikut:
https://docs.google.com/open?id=0B146mDnuFvkINGU0OTZkODAtNjQ2NS00MjdhLWE4YTEtNzVkYzQ0ZTNkNjlm

Penting: perhatikan link yang warna biru, itu adalah alamat unik dari dokumen anda di Google Docs. Posisinya berada setelah id= 
 

10.Membuat Kontak Form dari Google Docs ?
Cara mudah membuat Contact Us form (formulir kontak kami) dari Google Docs. Selain itu, dari Google Docs Anda juga dapat membuat polling atau survei, spreadsheet, dll.

Berikut cara membuat kontak form (Contact Us form) sederhana dari Google Docs:

1. Kunjungi docs.google.com -> Masuk/login dengan ID Gmail dan password Anda.
2. Kunjungi link ini -> docs.google.com/templates?type=forms&pli=1
3. Pada "Contact us" website form (paling atas) -> klik Use this Template.
4. a. Apabila format sudah cocok, edit judul dan deskripsi (paling atas) dan klik Save.
b. Apabila ingin merubah tampilan/tulisan, atau daftar isian/pertanyaan, Anda dapat mengeditnya dengan mengarahkan mouse pada yang akan diedit dan klik tanda pensil.
c. Untuk menghapus salah satu kotak isian, arahkan mouse pada kotak dan klik ikon tong sampah.
d. Untuk merubah urutan isian/pertanyaan ke atas atau ke bawah, arahkan dan klik kiri mouse pada yang akan dipindah dan naik atau turunkan kotak isian.
5. Klik Save/Simpan (kanan atas). Selesai.

Setelah itu, Anda dapat meng-embed (menempelkan) di postingan blog atau di halaman statis.
Caranya:

1. Klik More Actions -> klik Embed/Tempel
2. Copy/paste kodenya dan masukkan ke artikel atau halaman statis blog Anda.